Executando sprints de design remotamente – Modelo Discovery Sprint

Se você tem um problema e ainda não sabe como resolver, você pode (e deve) realizar uma Discovery Sprint. Esse modelo de sprint de design é específico para basear as decisões do desenvolvimento de um produto ou serviço na pesquisa com o usuário.  

O método Sprint, desenvolvido pelo Google, apresenta alguns modelos, que atendem a problemas específicos do cliente. No caso de uma Discovery Sprint, o workshop de 5 dias reúne participantes de diferentes especialidades de uma organização para resolver um problema de forma colaborativa.  

Segundo uma pesquisa realizada pelo Grupo Nielsen Norman, “a principal razão para uma empresa não realizar descobertas em uma organização é o prazo curto para finalizar uma solução, seguida por nenhuma adesão da administração. Apenas 7% dos 69 entrevistados cujas organizações não realizaram descobertas acreditavam que a falta de recursos era o maior fator.” 

Mas é importante ressaltar que o desejo de entregar rapidamente pode afetar tanto a usabilidade quanto a pertinência de uma solução. Apressar a implementação com pouquíssima informação sobre o problema é um sinal de baixa maturidade dentro de uma empresa. 

Além disso, um dos grandes desafios para realizar sprints de design era reunir equipes presencialmente por 5 dias. A metodologia de sprints propõe que a equipe designada se reúna em uma sala, onde todos mantenham o foco nas dinâmicas, sem distrações externas, mas nos últimos anos a pandemia de covid-19 mostrou a necessidade de adaptar esse método para o ambiente remoto.  

Essa adaptação foi implementada em um cliente da AMcom e, apesar dos outros desafios que o ambiente remoto acaba trazendo, como problemas de conectividade e desatenção de alguns participantes durante as dinâmicas, teve um resultado muito positivo.  

Para exemplificar como a Discovery Sprint pode ajudar a criar uma solução com o máximo de assertividade e menor tempo e esforço possível, vamos analisar o case de um dos nossos clientes. 

Mas afinal, o que uma Discovery Sprint resolve? 

Semelhante à semana de Design Sprint, na Discovery utilizamos dinâmicas de descoberta para entender demandas e dores de usuários, clientes e stakeholders com o objetivo de validar de maneira profunda o problema antes de partir para o desenho da solução.   

E como isso ajudou um cliente AMcom? 

A área interna de marketing de uma cooperativa de crédito notou um problema que afetava todos os colaboradores da empresa. Havia uma dificuldade generalizada em encontrar, de forma rápida e correta, as informações necessárias para que eles pudessem exercer suas funções de maneira mais ágil e eficaz.  

A partir dessa dor do cliente, foi proposto que realizássemos uma Discovery Sprint para: 

  • Mapear as plataformas de busca de informação atuais da empresa 
  • Mapear usuários-chave dessas plataformas 
  • Mapear contextos e usos dessas plataformas 
  • Mapear a Infraestrutura dos dados das plataformas 
  • Mapear as integrações das bases de dados 
  • Mapear dúvidas e problemas a serem resolvidos 
  • Levantar hipóteses para resolução de problemas 
  • Definir uma melhor hipótese para solução dos problemas 

Parece um trabalho enorme antes de se pensar em um protótipo de solução, não é mesmo? E, de fato, é. Mas imagine partir direto para a criação de um novo produto sem ter essas respostas esclarecidas. 

É aí que entra a Discovery Sprint! Considerando o cenário do trabalho atual onde a tecnologia nos permite reunir um grupo de pessoas de diversos lugares para executar um trabalho colaborativo, a AMcom executou uma Discovery Sprint remota para resolver o problema desse cliente. 

Em 5 dias corridos, replicamos as dinâmicas de imersão e descoberta por videoconferência, assim como entrevistamos diversos usuários, com o objetivo de fazer o levantamento de todas as dores do cliente, validá-las, e mapear as oportunidades de negócio através de entrevistas qualitativas com os usuários. 

Esse modelo de sprint também traz o benefício de identificar as necessidades tecnológicas, assim como falhas e gargalos em processos empresariais antes que a equipe coloque a mão na massa para desenvolver uma solução.  

Considerando o problema desse cliente, conseguimos entender como as buscas por informação aconteciam dentro da cooperativa e quais as principais consequências da rotina atual nos resultados do trabalho. 

Apesar da empresa possuir bancos de informações, treinamentos e tutoriais bem alimentados, notamos que os usuários tinham dificuldade em acessar essas informações e localizar o colaborador que pudesse orientar sobre o assunto pesquisado quando a pesquisa não fornecia resultados assertivos. 

Isso afetava diretamente: 

  • O NPS, tanto do colaborador quanto do cliente final, que demorava para ser atendido nos postos de atendimento; 
  • Sobrecarga de trabalho para a área de suporte, com aumento do número de chamados; 
  • Aumento do tempo de atendimento nos postos; 
  • Ações de novas vendas eram prejudicadas, impactando na receita. 

O processo permitiu a construção de uma compreensão e mapeamento rápido e profundo do status do problema, e programar os passos para a definição e execução da solução que seria, nesse caso, uma ferramenta de busca inteligente para centralizar a base de conhecimentos já existente da cooperativa. 

Embora a implementação de fases de descoberta esteja sendo cada vez mais discutida, a adesão ainda é baixa ou realizada de maneira tímida e sem o apoio total dentro das empresas. Aquelas que já implementam fases de descoberta nos produtos e serviços estão comprovadamente melhorando os processos internos e construindo soluções mais competitivas no mercado, conforme podemos ver no gráfico abaixo, resumo de uma pesquisa feita também pelo Nielsen Norman Group, com funcionários das empresas:  

Conforme diz a pesquisa acima, 83% dos entrevistados que realizaram Discovery relataram que seu último projeto foi perceptivelmente bem-sucedido.  

Ela também afirma que existem duas maneiras de interpretar esses dados: 

  • A realização de uma descoberta reduz o risco de falha em 75%; 
  • E realizar uma descoberta aumenta a chance de sucesso em 59%. 

Com essa metodologia podemos aumentar a taxa de sucesso do produto e quase sempre prevenir os verdadeiros desastres causados por falta de planejamento ou por baixa visão do problema. 

Portanto, profissionais inovadores precisam cada vez mais advogar pela implementação de fases de descoberta dentro das empresas, mostrando os benefícios do tempo dedicado a essa fase como o aumento de eficiência, melhoria na receita, redução de custos do projeto e sendo maior desses benefícios, a prevenção de riscos.

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Ele dispõe, ainda, de regras relacionadas aos comportamentos desejados na empresa e que devem ser adotadas por todos, e estimula que seja utilizado o Canal de Denúncia imediatamente caso haja qualquer violação ao código.